責任分担があいまいだから会議の参加者が多くなる

Scaling New Heights 2012 Conference Photo i003 by Grant Wickes / Grant Wickes

仕事の効率をあげようとしたときに真っ先に検討されるのが「会議の効率化」です。そして職場の不満を調査するとかなり上位に「コミュニケーションの不足」があげられます。多くの時間を会議に費やしているのにまだまだコミュニケーションが足りないというのが実感のようです。

仕事の分担や組織フォーメーションや明確せずに、あやふやなままでプロジェクトを開始する組織では会議の人数は膨れ上がります。会議の中で、その仕事に取り組んでいる人は誰なのか、仕事の範囲は間違いないのか、どこまで完了したのかなど細かな状況をみんなで確かめないと仕事が進まないからです。さらには、大人数で会議をすることが、プロジェクトの責任所在をあやふやなままでわざとハッキリさせないための手段となっていることもあります。

最初になぜこの会議をが必要なのか考えてみましょう。会議のために多くの人を集めて時間を費やさないとプロジェクトがうまく進まないという状況は、そのプロジェクトを推進するしくみが本来の機能を発揮できていなようです。各チームでやるべき仕事や意思決定を会議の席上に持ち込んでいませんか。各チームの責任の中で決定すべきことがらを明確にし、会議には持ち込まないようにリードしましょう。

次には会議の参加人数を再考しましょう。参加人数が10名を超えると、意味のある討議ができなくなり、会議で発言しない人が増えてきます。最近の経験では、定期的なプロジェクト推進会議で出席者がリアルで20名、そしてネットワークの向こうに10人以上という大人数の会議に参加しました。意見の少ない気まずい会議で、プロジェクト自体も大きくスケジュールを外していました。

プロジェクトではどうミュニケーションを効率化するのかを戦略的に考えることが重要です。そのためには、タスクの分割と責任の割り当てが明確にしなければなりません。そしてステークホルダーとどんな内容でどれくらいの頻度でコミュニケーションを行うのか、コミュニケーション計画を策定しましょう。